Contrat d'apprentissage : étapes, CERFA et délais pour l'employeur

Un dossier transmis trop tard ou incomplet peut suffire à bloquer un recrutement. Dans un contrat d'apprentissage, employeur et apprenti signent ensemble un CERFA, mais c'est l'entreprise qui pilote toute la suite : dépôt auprès de l'opérateur de compétences (OPCO), décision sous 20 jours, visite médicale, période probatoire. Chaque étape a son délai, et certains se comptent en jours ouvrables.

Selon service-public.fr, la démarche suit cinq étapes pour un employeur privé : télécharger le CERFA n°10103 (FA13), le remplir, préparer les justificatifs, envoyer le dossier à l'OPCO au plus tard 5 jours ouvrables après le début du contrat, puis attendre la réponse. La démarche est gratuite et concerne les employeurs de droit privé comme de droit public.

Ce guide suit le calendrier administratif du contrat, de la signature jusqu'aux trois premiers mois. Vous y trouverez les trois dates à inscrire sur le CERFA, les pièces à joindre, les délais de l'OPCO et les obligations qui suivent l'embauche. Pour une vue d'ensemble du recrutement (recherche du candidat, entretien, choix du contrat), consultez notre guide recruter un alternant : les démarches pas à pas pour l'entreprise.

Contrat d'apprentissage côté employeur : quelles sont les étapes ?

Le contrat d'apprentissage est un contrat de travail écrit qui associe une formation pratique en entreprise et une formation en centre de formation d'apprentis (CFA). D'après la fiche officielle « Contrat d'apprentissage » de service-public.fr, il dure de 6 mois à 3 ans s'il est à durée limitée. Il peut aussi prendre la forme d'un CDI qui commence par une période d'apprentissage. La formation en CFA représente au moins 25 % de la durée totale du contrat.

Pour un employeur de droit privé, la page « Établir un contrat d'apprentissage » de service-public.fr décrit cinq étapes :

1. Télécharger le formulaire : le CERFA n°10103 (FA13), dans sa version en vigueur. Il peut aussi se remplir en ligne sur le site des formulaires de service-public.
2. Le remplir : informations sur l'employeur, sur l'apprenti et sur le contrat de travail.
3. Préparer les justificatifs, notamment la convention de formation conclue avec le CFA.
4. Envoyer le dossier à l'OPCO dont dépend l'entreprise, au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début du contrat. L'envoi peut se faire par voie électronique.
5. Attendre la réponse de l'OPCO, qui dispose de 20 jours pour se prononcer.

La signature intervient avant l'envoi. Le contrat est signé par l'employeur et l'apprenti, et par le représentant légal si l'apprenti est mineur. Un exemplaire revient à l'apprenti, l'autre reste chez l'employeur.

Le cas de l'employeur public est différent. Il ne dépose pas son dossier auprès d'un OPCO, mais auprès de la DDETS ou de la DDETSPP, sur la plateforme dédiée.

Les trois dates du CERFA : conclusion, exécution, formation pratique

Le CERFA demande trois dates distinctes, souvent confondues. La notice officielle du contrat d'apprentissage (n°51649#09) les définit ainsi :

• Date de conclusion : le jour des signatures.
• Date de début d'exécution : le premier jour effectif du contrat, que l'apprenti le passe en entreprise ou en centre de formation.
• Date de début de la formation pratique chez l'employeur : le jour où commence la formation en entreprise.

Pourquoi les distinguer ? Parce que les délais ne partent pas tous du même point. Les 5 jours ouvrables pour transmettre le dossier à l'OPCO courent à partir du début d'exécution, et non de la signature. Un contrat qui démarre par une semaine en CFA déclenche donc ce délai dès ce premier jour au centre de formation.

La règle des 3 mois

Le Code du travail encadre l'écart entre ces dates. Le début de la formation pratique chez l'employeur ne peut pas être postérieur de plus de trois mois au début d'exécution du contrat. La même règle vaut pour le début de la formation en CFA (Code du travail, articles L6222-7 à L6222-14, sur Légifrance). L'OPCO EP confirme cette lecture dans ses réponses aux employeurs.

En pratique, vérifiez avec le CFA le calendrier de la formation avant de fixer les dates. Un écart supérieur à trois mois expose le dossier à une demande de modification ou à un refus.

Quels documents réunir avant d'envoyer le contrat d'apprentissage ?

Les informations à porter sur le CERFA

Selon service-public.fr, le formulaire demande trois blocs d'informations :

• L'employeur : identité de l'entreprise, dont le numéro SIRET.
• L'apprenti : son état civil.
• Le contrat de travail : notamment les horaires.

Les pièces à joindre pour l'OPCO

Le dossier transmis à l'OPCO comprend :

• le contrat signé ;
• la convention de formation, qui précise l'intitulé, les objectifs, la durée, le lieu, le coût et le suivi de la formation (ou l'attestation pédagogique et financière si le CFA est interne à l'entreprise) ;
• la convention tripartite d'aménagement de durée, si la durée de formation est réduite ou allongée ;
• la convention de mobilité européenne ou internationale, si une mobilité est prévue.

Un dossier incomplet n'est pas instruit : il revient à l'employeur, précise la notice officielle. Mieux vaut donc vérifier chaque pièce avec le CFA avant l'envoi, en particulier la convention de formation.

Une démarche gratuite

Le dépôt du contrat est gratuit. Aucune contrepartie financière ne peut être demandée à l'apprenti, ni à la conclusion, ni au dépôt, ni à la rupture du contrat.

Dépôt à l'OPCO : délais et décision pour l'employeur

5 jours ouvrables pour transmettre

L'employeur privé envoie le dossier à son OPCO au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début d'exécution du contrat. Les outils et circuits de dépôt varient selon les OPCO : renseignez-vous directement auprès du vôtre.

20 jours pour statuer

À compter de la réception du dossier complet, l'OPCO a 20 jours pour se prononcer. Dans ce délai, il peut refuser le contrat ou demander une modification s'il constate une non-conformité. Si le contrat est conforme, l'OPCO le dépose auprès des services du ministre chargé de la formation professionnelle.

Attention au silence : pour un employeur privé, l'absence de réponse sous 20 jours vaut refus. Pour un employeur public, c'est l'inverse : sans réponse sous 20 jours, la demande est acceptée. Côté privé, un suivi du dossier avant l'échéance évite donc les mauvaises surprises.

Exemples de motifs de refus

Service-public.fr cite plusieurs points contrôlés qui peuvent conduire à un refus :

• l'âge de l'apprenti, en principe de 16 à 29 ans révolus, avec des dérogations ;
• la rémunération prévue au contrat ;
• l'âge et la compétence du maître d'apprentissage ;
• la certification Qualiopi de l'organisme de formation.

Le refus est motivé et adressé à l'employeur, à l'apprenti et au CFA. Pour vérifier la rémunération, appuyez-vous sur notre grille officielle du salaire alternant en 2026. Le maître d'apprentissage doit être salarié de l'entreprise ou être l'employeur, volontaire et majeur : ses conditions d'expérience sont détaillées dans notre article maître d'apprentissage : conditions, missions et formation.

Après la signature : les obligations de l'employeur dans les 3 premiers mois

Informer l'apprenti par écrit

Le CERFA ne couvre pas toutes les informations dues à l'apprenti. Selon la notice officielle, qui s'appuie sur un arrêté du 3 juin 2024, l'employeur transmet certaines informations sous 7 jours : autres lieux de travail, éléments de rémunération et modalités de paiement. D'autres sont dues sous 30 jours, comme la durée des congés payés.

Organiser la visite d'information et de prévention

La visite d'information et de prévention (VIP) est la visite médicale d'embauche de l'apprenti. Elle doit avoir lieu dans les 2 mois suivant l'embauche. Elle doit avoir lieu avant l'embauche si l'apprenti est mineur ou travaille de nuit. Un examen d'aptitude est par ailleurs requis avant toute affectation à des travaux réglementés.

Suivre la période probatoire de 45 jours

Le contrat ne comporte pas de période d'essai au sens classique. L'OPCO EP rappelle qu'il s'agit d'une période probatoire : les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise, consécutifs ou non. Une demi-journée de présence compte pour un jour, et les jours de suspension (maladie, par exemple) ne comptent pas.

Avec un rythme de 3 jours par semaine en entreprise, ces 45 jours s'étalent sur une quinzaine de semaines, hors absences. Les conditions de rupture pendant ou après cette période sont expliquées dans notre article sur la rupture du contrat d'apprentissage.

Conserver le CERFA

Pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2024, l'employeur conserve l'original signé pendant 5 ans. Pour les contrats conclus entre le 1er juillet 2020 et le 31 décembre 2023 (financement NextGenerationEU), la conservation court jusqu'au 31 décembre 2031.

Contrat d'apprentissage : les points de vigilance pour l'employeur

Au-delà du calendrier, quelques points méritent une vérification avant de lancer la procédure :

• La version du formulaire : téléchargez toujours le CERFA n°10103 (FA13) depuis service-public.fr pour être sûr d'utiliser la version en vigueur.
• La participation au financement : pour les contrats conclus depuis le 1er juillet 2025, l'employeur participe au financement de la formation de certains apprentis. Les apprentis concernés et les modalités sont présentés sur service-public.fr, et votre OPCO peut confirmer votre situation.
• Les obligations déclaratives : vérifiez auprès de l'Urssaf ou de votre OPCO les déclarations à effectuer lors de l'embauche d'un apprenti.
• Les aides à l'embauche : leurs montants et conditions évoluent. Nous les détaillons dans notre article aides à l'embauche d'un alternant : montants, conditions et démarches.
• Le dialogue avec le CFA : la convention de formation, les dates de formation et l'éventuel aménagement de durée se préparent avec lui, avant la signature.

Anticiper ces vérifications permet d'envoyer un dossier complet dès le premier dépôt, et d'éviter qu'il soit retourné sans instruction. Si vous recrutez un apprenti pour une fonction commerciale, l'équipe Excellence BS répond à vos questions sur le recrutement et le calendrier de la formation.

En résumé

Côté employeur, le contrat d'apprentissage suit un calendrier court et précis :

• le CERFA n°10103 (FA13) est signé par l'employeur et l'apprenti, avec trois dates à bien distinguer ;
• le dossier complet part à l'OPCO au plus tard 5 jours ouvrables après le début d'exécution du contrat ;
• l'OPCO statue sous 20 jours, et son silence vaut refus pour un employeur privé ;
• la VIP a lieu dans les 2 mois suivant l'embauche, et la période probatoire couvre 45 jours de formation pratique ;
• l'original signé se conserve 5 ans pour les contrats conclus depuis le 1er janvier 2024.

Pour préparer l'arrivée d'un apprenti dans une formation commerciale, la page recruter un apprenti avec l'école présente les profils et les étapes. L'équipe Excellence BS vous répond sur vos questions.